Como estruturar uma operação de e-commerce mais eficiente? | Entrada

Como estruturar uma operação de e-commerce mais eficiente? 

Parte 1: A entrada

Gerenciar um e-commerce definitivamente não é uma tarefa fácil. Após toda a complexa etapa de negociação e compra com fornecedores, buscando os produtos mais atrativos a um preço competitivo para seus clientes,  as mercadorias já tem data para chegar ao seu armazém. Chega também a hora – e a mais divertida, de literalmente colocar a mão na massa, ou no pacote, no caso.

Com o objetivo de ajudar o e-commerce a se estruturar operacionalmente, nós, da ESTOCA, resolvemos dar algumas dicas de como você pode organizar seu e-commerce para ser mais eficiente, reduzir custos e tempo de processo, além de conseguir um aumento na qualidade e controle da sua operação.  

Em uma série de 4 posts, vamos falar sobre o ciclo de uma operação logística no e-commerce, passando por: 

  • Entrada
  • Inventário
  • Saída
  • Logística reversa


Para entender melhor o cenário, vamos pensar em uma operação de e-commerce de forma sistemática. Para ajudar, elaboramos a ilustração abaixo:

Fonte: Estoca (2020)
Fonte: Estoca (2020)

                         

Pensando em uma operação dessa forma, como um sistema que se relaciona entre suas partes, fica mais fácil entender como organizar e estruturar uma operação. Como o objetivo do texto é ajudá-los a tornar sua operação mais eficiente, vamos aprofundar a primeira parte desta série de posts. A da entrada.

Talvez a parte mais crítica de uma operação. É aqui onde você deve ter o máximo de cautela para fazer com que todos os itens recebidos entrem em boas condições e sejam verificados, contados e armazenados de forma adequada – mas sem comprometer a produtividade. Aqui se vale um velho ditado da logística: (shits in shits out).

 

  1. Recebimento

Sua mercadoria comprada e negociada com tanto afinco, finalmente chega ao seu armazém. O veículo passa pelos trâmites de segurança na portaria – é importante controlar a entrada e saída de veículos da sua operação, e está no pátio aguardando a chamada para descarga. 

Chame esse veículo para uma doca livre com espaço no piso suficiente para a quantidade de mercadoria a ser descarregada. Assim, você não atrasa o recebimento procurando espaço livre e consegue dar mais agilidade no processo.

Dica: Geralmente a descarga do veículo faz parte do preço cobrado pelo transporte, e deve ser efetuado pelo transportador. Fique atento a esse ponto.

Antes de iniciar o descarregamento, verifique a documentação de recebimento como autorizações de entrega e documentos fiscais (nota fiscal, romaneio). Documentação ok, pode iniciar a descarga.

Dica: Com as mercadorias no piso, é importante fazer um confronto entre volumes recebidos fisicamente x nota fiscal, relatando qualquer divergência ao transportador e ao fornecedor com uma ressalva no verso da Nota fiscal. Durante essa checagem, verifique também como estão as condições da carga: se há avarias, se a carga está molhada, suja, etc.

Durante o descarregamento, posicione os pallets ou os volumes em ordem próximo às bancadas ou área de conferência. De preferência, identifique a carga – pallets ou volumes, referenciando a autorização de envio, número da nota fiscal, etc.

Dica: Você pode imprimir folhas de diferentes cores – referenciando os 5 dias da semana, e deixar nos pallets ou volumes para controlar o FIFO – primeiro a entrar, primeiro a sair. Também pode inserir as informações da carga, além do horário de recebimento. Isso o ajudará a processar ordenadamente os recebimentos, além de ter um controle visual da sua área de entrada.

 

Fonte: Estoca (2020)

 

2. Conferência

As mercadorias já estão na área de recebimento e é a hora de iniciar o processo de entrada sistêmica dessas mercadorias. Geralmente as operações de e-commerce contam com um sistema WMS (Sistema de gerenciamento de armazém) que permite dar entrada das mercadorias. Fique atento a esse processo, pois é nele que você chegará a nível peça em contagem e qualidade.

Com os pallets ou volumes de recebimento próximos, inicie o processo de contagem sistêmica das mercadorias. O ideal aqui é que seu sistema WMS permita realizar a contagem sistêmica com base na leitura de códigos universais unitários dos produtos (EAN, UPC, GTIN, etc.), ou em outro identificador unitário, como uma etiqueta própria, por exemplo.

Dica: Alguns WMS`s mais avançados permitem que você realize o processo de contagem paralelizado e em parcialidades. Na prática, você pode realizar a contagem de um recebimento em mais de uma bancada, e também liberar uma parcialidade contada já para armazenagem, deixando o fluxo mais fluído e rápido.

Durante a realização das contagens, aproveite para realizar mais uma inspeção qualitativa no item – caso encontre um item avariado,  separe em um fluxo de exceção, afinal devemos respeitar o velho ditado (shits in, shits out). Garanta também através das folhas de identificação dos pallets e volumes que está sempre processando as contagens respeitando o FIFO (first in, first out).

Dica: Caso você venda itens com data de validade e seu WMS não tenha esse módulo, você pode colar uma etiqueta e escrever a data de vencimento, controlando na expedição ou nos processos de inventário que nada sairá vencido, ou seja, respeitando o FEFO (first expired, first out).

 

Já processando a contagem, caso seu WMS viabilize, libere esses itens para a armazenagem, de modo que o fluxo fique contínuo entre todas as etapas, ganhando tempo e agilidade na operação.

 

3. Armazenagem

Chegou a hora de alocar tudo o que foi recebido e processado na conferência em seu estoque. Essa etapa é fundamental para dar agilidade no seu processo de recebimento e também garantir que tudo foi armazenado de forma correta. Estoque saudável, operação saudável.  Não esqueça: aqui é a passagem para que tudo ocorra bem nos próximos e importantes processos de inventário e saída.

Após o processamento dos itens em check-in, direcione-os para a armazenagem no seu estoque, sempre respeitando suas alocações de acordo com o perfil do produto. 

Exemplo:                                    

 

Fonte: Estoca (2020)

 

Dica: Não esqueça também da área de itens de alta atratividade: Pode ser uma área que não é acessível a todos e possui controle de entrada, um exemplo simples pode ser uma grade fechada com um cadeado, por exemplo. Nessa área, armazenam-se itens como celulares, eletrônicos e itens de grande valor em geral.

Chegando na área e posição de armazenagem, insira em seu WMS ou em seu controle a quantidade de itens a serem armazenados, isso irá funcionar como uma segunda contagem, permitindo consultar se toda quantidade armazenada na conferência foi de fato armazenada na posição e dará mais controle e qualidade ao seu processo como um todo.

Dica: Se seu WMS possui um módulo de ocupação, você poderá consultar sistemicamente áreas com espaço disponível e também direcionar a armazenagem desses produtos.

Finalizando a armazenagem de uma entrada, você terá todo o estoque recebido, conferido e armazenado fisicamente e sistemicamente.

 

O processo de entrada das mercadorias exige muito controle e cuidado, além de agilidade para garantir que tudo seja armazenado e esteja disponível para a venda o mais rápido possível.

Quer se preocupar apenas na negociação e compra de mercadorias? Reduzir seus custos de recebimento e armazenagem? Consulte nossos planos da ESTOCA. Iremos garantir com processos e sistema que todos os seus itens sejam armazenados com controle, qualidade e agilidade.

Equipe ESTOCA
contato@estoca.com.br

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