Como estruturar a logística do meu E-commerce?
Continuando com nossa série de posts sobre como estruturar a operação do e-commerce de forma mais eficiente, hoje traremos o tema de saída. Anteriormente, falamos sobre o inventário e também sobre a entrada.
Relembrando nossa estrutura que nos ajuda a entender como funciona uma operação de um e-commerce, seguiremos então com a parte mais crítica dessa estrutura. A saída:
Saída na logística do comércio eletrônico
Certamente é a parte mais movimentada – e divertida, de uma operação. A necessidade de cumprir SLA`s (níveis de serviço), cortes de transportadoras, coletas ou necessidades de cumprimento de prazo em alguns marketplaces exige que: Assim que o pedido seja feito, o mesmo deve sair o mais rápido possível, pois impacta diretamente no prazo de entrega.
O não cumprimento dessa agilidade acarreta em perda de relevância ou reputação nos marketplaces, atrasos no e-commerce, e o mais grave: Insatisfação do comprador.
Recentemente, temos visto tendências na agilidade de entregas, como entregas no mesmo dia ou entregas em até um dia, o que agrava ainda mais a complexidade operacional para que todos os pedidos sejam despachados no mesmo dia em que ocorre a venda. Exploraremos essa particularidade ao decorrer do texto.
- Planejamento
O consumidor realiza uma compra online e ocorre a integração de um pedido em seu WMS e ERP. É a partir daí que você pode começar a trabalhar em uma demanda gerada pelos consumidores em sua operação. É nessa parte que integramos sistemas com a operação física.
Inevitavelmente, você pode receber pedidos de diversos canais de venda, e também com algumas especificidades. Por exemplo: A entrega no mesmo dia.
Aqui o objetivo é fazer o planejamento da separação de todos esses pedidos, fazendo com que a sua operação consiga despachá-los até o horário de corte estabelecido pelas transportadoras ou pelo modelo de envio.
Dica: Para pedidos com entrega no mesmo dia, com um horário definido de 13:00, por exemplo, o ideal é que você faça o planejamento antecipado desses pedidos, pois os mesmos deverão estar empacotados logo após o período de corte, para seguirem para a entrega no mesmo dia.
O planejamento, dependendo dos recursos do seu WMS, poderá ser efetuado por perfil de produtos, horário de corte, quantidades, área ou zona, usuário, etc. A ideia é fazê-lo da forma mais eficiente possível e de acordo com suas restrições operacionais.
Dica: Se seu WMS já possui inteligência de separação, o ideal é que o primeiro planejamento do dia seja realizado com todos os pedidos, independente de transportador ou corte. Isso deixará seu processo de separação mais produtivo, pois irá consolidar um alto volume no racional de separação.
Importante: O planejamento é quem aloca todo o esforço produtivo dentro da operação para cumprir os objetivos de nível de serviço e cortes.
- Separação
É hora de realizar a separação dos produtos. Você já possui a tarefa de planejamento em mãos e está pronto para iniciar a separação. Lembra dos endereços que alocamos os produtos lá na armazenagem? É aqui o nosso ponto de partida para a separação.
Iniciaremos nossa tarefa, buscando os itens em suas posições armazenadas, e na quantidade indicada pelo nosso sistema WMS. O ideal é que o sequenciamento de separação seja sempre realizando uma rota eficiente.
Deixamos o esquema abaixo de uma operação em I, com uma lógica de posições de (Posição: Rua – Estantes – Par/Ímpar). O WMS faz um sequenciamento: (Maior > Menor: rua e posição, par e ímpar).
Imaginemos caíram pedidos para serem separados nas seguintes posições: P1 – 1, P2 – 11, P2 – 8, P2 – 16 e P1 – 5.
O sistema reordena a separação: P2 – 16, P2 – 11, P2 – 8, P1 – 5 e P1 – 1:
Separando todos os pedidos em um carrinho de supermercado, por exemplo, ao terminar a última separação o operador já estará mais próximo da zona de empacotamento, bem como com o maior peso do carrinho, reduzindo fadigas em transitar com o carrinho cheio.
Dica: Estabeleça um corte na sua operação de forma a que o de planejamento e a separação consigam entregar níveis de serviço acima de 99%, sem atrasos, respeitando o horário de coleta dos transportadores ou os cortes dos canais de venda.
- Empacotamento
A antepenúltima parte do processo é a que mais pode impactar a experiência do seu comprador. Lembre-se: A forma como você acomoda a embalagem será crucial para que não ocorram danos no transporte, e também a percepção do consumidor, afinal, receber uma embalagem em más condições não passa uma boa imagem ao comprador, certo?
Nessa etapa, você tem todos os pedidos que são recebidos da etapa de separação, e os mesmos devem ser empacotados seguindo uma ordem de FIFO, ou seja, realizar os empacotamentos na sequência que os mesmos vem chegando do processo de separação.
Importante: Se você estiver fazendo uma operação de entrega no mesmo dia e não respeitar o empacotamento nessa ordem, você poderá deixar para trás e perder o corte de um pedido a ser entregue no mesmo dia.
É importante um controle visual através de um kanban (metodologia para controlar fluxos de produção), ou sistêmico através do WMS, sabendo toda a lista de pedidos que está pronta para empacotamento.
Se seu WMS permite, o ideal é o fluxo de empacotamento siga o one piece flow (fluxo de uma peça):
- Beep sistêmico unitário do produto (EAN, GTIN, UPC ou identificador unitário);
- Checagem das condições do produto (Se estiver empoeirado, pode limpá-lo por exemplo);
- Escolha da caixa com base no tamanho do produto e acomodação do produto na mesma;
- Inserção de papel bolha ou papel kraft para estabilizar o pacote;
- Fechamento da embalagem;
- Aplicação de fita acrílica ou gomada;
- Impressão e aplicação da etiqueta de transporte;
- Impressão, dobra e aplicação da nota fiscal em formato de A4, ou aplicação em formato de etiqueta (Danfe simplificada);
- Deixar pacote na área de despacho.
Todo esse processo não deve tomar mais do que 60 segundos para ser realizado, salvo exceções de pedidos volumosos ou pedidos com mais de um item. É importante que seu sistema e equipamentos estejam em condições de realizar essas tarefas sem atrasos – A impressão, por exemplo, pode gerar gargalo produtivo nessa etapa tão importante.
Dica: Esse processo pode ser realizado de forma sequencial, após o processo de separação e antes do processo de despacho, ganhando fluidez, produtividade e escala no processo.
- Despacho
Após o trabalho duro de separação e empacotamento, esta última etapa necessita de um controle alto de informações. Não se pode deixar de embarcar ou até mesmo extraviar pacotes que estavam prontos para irem aos nossos clientes, correto?
Nessa etapa, é necessário realizar a triagem e separá-los por transportadora (triagem simples), dando prioridade aos modelos de entrega expressa – mesmo dia. Essa triagem poderá ser visual, tendo em conta de que as etiquetas das transportadoras possuem layouts diferentes, ou algum identificador (sigla).
O ideal é que o sistema TMS ou o WMS, dependendo da operação, possibilitem realizar o processo de criação de romaneios para despacho e efetivamente passagem de bastão dos pacotes e responsabilidades para o transportador. Idealmente esses documentos devem ser assinados por ambas as partes para formalizar a passagem de responsabilidade sobre as mercadorias.
Dica: Controle toda a cadeia do seu processo de saída, com as etapas do processo com a quantidade de pacotes e também o tempo médio. Com isso, você saberá onde sua operação está desbalanceada e realizar os ajustes.
Organizando a operação dessa forma, sistemicamente ou através de controles manuais você poderá gerenciar sua operação a um nível sequencial e lógico.
Exemplificando, abaixo temos um quadro de uma operação hipotética que recebe 1.000 pedidos/dia, tendo apenas 6 horas de operação direta. Na metade do turno, temos o seguinte cenário:
Analisando da direita para a esquerda, no primeiro momento temos um tempo médio de 30 minutos na etapa de despacho. Como ainda falta 1h para o corte hipotético dessa operação, não é algo a que se preocupar.
O segundo ponto é sim crítico: 25% do volume do dia que já foram planejados, com um tempo médio de 97 minutos – mais de uma hora, nessa mesma etapa. Com isso, se pode interpretar que há um gargalo entre os pedidos planejados e à separação, provavelmente o gargalo é na própria tomada de tarefa de separação.
Esse gargalo pode ser de operadores que não estão designando tarefas de separação, ou simplesmente não há capacidade produtiva suficiente para dar conta do volume de itens planejados: É Hora de revisar a quantidade de separadores, se há algo errado no processo, se há equipamentos suficientes, etc.
Essa forma de ordenar os processos de saída de forma lógica e sequencial, permite esse tipo de análise, controlando os tempos de cada processo, bem como outros números como: produtividade, qualidade, e cruzando com outras informações relevantes à operação. É Importante controlar os números para garantir a entrega da operação!