[Série Ecommerce] Dica 2 – Inventário – Como estruturar a logística do meu E-commerce ?

Como estruturar a logística do seu e-commerce com Fulfillment da Estoca

Dica 2 – Inventário – Como estruturar a logística do meu E-commerce ?

Dando sequência em nossa série de posts sobre como estruturar a operação do meu e-commerce de forma mais eficiente, hoje traremos o tema de inventário. No post anterior, falamos sobre a entrada e porque fazer uma boa gestão do recebimento, conferência e armazenagem das suas mercadorias é tão importante para uma boa operação. 

Então, vamos avançar na estrutura da nossa sistemática operacional do e-commerce, indo para o inventário:

Operação - Inventário - Como estruturar a logística do seu e-commerce com Fulfillment da Estoca
Operação – Inventário – Estoca 2021

Inventário na logística do comércio eletrônico

É a parte que está ligada a todos os processos de uma operação de e-commerce: o inventário ou estoque. É um tema extremamente delicado, a saúde de estoque é que irá permitir que todos os processo de uma operação possam ser realizados de acordo com os prazos de entrega, além de controlar todas as suas mercadorias, afinal, todo estoque tem o seu valor financeiro. Cuidar bem do estoque impacta diretamente seu bolso.

Dica: Recordando a máxima da logística (shits in, shits out), lembre-se: cuidar do estoque implica em impactos positivos ou negativos em todos os processos. Não há recebimento sem espaço para armazenagem, não há separação se os produtos não estiverem ordenados nas posições.

  • Layout, posições e endereçamento

Pensando em uma gestão de estoque, de forma bem simples devemos pensar em três variáveis: Layout (disposição), posições e endereçamento.

Layout: É o espaço armazenável que você possui dentro da sua operação, na prática: O piso. Geralmente layouts de operações podem possuir diferentes composições, seja com vão livre, colunas, em formato de L, com pontos restritivos como saída de emergência, entre outros. Para o seguinte caso, vamos considerar uma operação em I de 15x20m, ou seja: uma operação de 300 metros quadrados:

Operação - Inventário - Como estruturar a logística do seu e-commerce com Fulfillment da Estoca
Imagem 02 – Operação – 300m2 – Entrada – Saída

Nem sempre haverá a possibilidade de uma operação com vão livre e a possibilidade de fazer fluxo em I. Entendemos que um bom espaço é oneroso à uma operação, mas, vamos construir as posições e endereçamento com base nesse modelo para facilitar a compreensão.

Dica: Sempre pense o seu layout, posições, endereçamento, equipamentos e a sua operação de forma a conseguir maximizar a capacidade estática e a capacidade dinâmica. Armazenar o máximo de peças possível sem comprometer o fluxo da operação certamente lhe trará o melhor aproveitamento possível do espaço, e consequentemente o melhor custo por peça expedida.

Posições: Definido o layout, chega a hora de compor as posições ou áreas de armazenagem. Idealmente deve-se trabalhar uma operação com algumas áreas e posições, mas quem determina isso é o perfil de produto a ser armazenado. Geralmente a composição de áreas de armazenagem são: Racks, área de blocado (pallets a piso), estanteria, área de valiosos e área de minuteria (gavetas ou bins pequenos).

Para exemplificar, vamos supor que em nosso layout, definimos que faremos 100% da área em pallets blocados, para otimizar o custo e também dar agilidade na implementação. Então, definimos que vamos criar uma estrutura hipotética de posições de armazenagem da seguinte forma:

Operação - Inventário - Como estruturar a logística do seu e-commerce com Fulfillment da Estoca
Imagem 03 – Layout Blocado – Operação – Estoca 2021

A definição de posições contempla armazenagem nas laterais e no meio, com duas grandes ruas livres, e também um vão central para facilitar a movimentação dos paletes e produtos pelo piso da operação. Com isso temos a composição básica de layout e posições blocadas em nossa operação. Agora precisamos trabalhar os endereços.

Dica: Antes de iniciar com as posições de armazenagem, faça um estudo do seu perfil de produtos, entenda se você precisará de equipamentos para itens pesados, grandes posições, verticalização ou estrutura específica. Certamente isso fará com que você economize e faça a melhor estrutura para sua operação. Caso não tenha, inicie com pallets no piso e vá construindo suas áreas.

Endereçamento: Após o layout e as posições definidas, chega a hora de definir a lógica de ruas e endereços do seu armazém. Pode parecer simples, mas dependendo do sistema ou de como você instruirá sua operação, uma boa lógica de endereçamento pode fazer toda a diferença na sua produtividade.

Pensemos em uma lógica de endereçamento simples: Rua e Pallet. Dessa forma, temos como compor todas as nossas posições do armazém com uma identificação para facilitar os demais processos. Pensemos em uma identificação em etiqueta para nossos pallets da seguinte forma:

Operação - Inventário - Como estruturar a logística do seu e-commerce com Fulfillment da Estoca
Imagem 04 – Identificação em Etiqueta Para Pallets – Estoca 2021

Nessa lógica, conseguimos identificar: A área denominada por: P. A rua, denominada por: 1. E a posição, denominada por: 01. Agora é hora de dar nome às suas posições no layout desenhado:

Operação - Inventário - Como estruturar a logística do seu e-commerce com Fulfillment da Estoca
Imagem 05 – Layout Nomeado – Estoca 2021

Note que há uma lógica nas posições do nosso layout. Ela começa de forma decrescente, da esquerda para a direita. De cima para baixo. Isso irá permitir que o WMS ou a rota de separação seja mais eficiente, e também dará uma melhor orientação espacial na sua operação.

Com essa etapa finalizada, você já tem a base de como e onde irá armazenar seus produtos. No entanto, é hora de avaliar o quanto você pode armazenar em cada um das suas posições endereçadas em seu layout. Para o entendimento da sua capacidade de armazenagem, você precisará lidar com o tema de ocupação.

Dica: O processo de definição de posições e ocupação não precisa seguir a ordem do texto, propusemos escrevê-la assim apenas para facilitar a leitura. No entanto, você pode primeiro ter a necessidade de demanda de armazenagem e aí sim desenhar sua operação para atender esse volume.

  • Ocupação

Ocupação é um tema extremamente importante quando pensamos na parte de inventário. Uma boa ocupação garante que você está aproveitando ao máximo todo o valor gasto no m² da sua operação. Para uma boa ocupação é necessário que você pense e calcule as variáveis inerentes à esse processo, como nosso objetivo aqui é te ajudar, então vamos lá:

De um lado, pense nos produtos que você irá armazenar: Todos os itens vão ter dimensão (altura x largura x comprimento) e também peso. Para o exemplo, vamos supor que você irá vender uma caixa de som bluetooth de 9 polegadas no seu e-commerce e receberá isso em sua operação. Esse produto já na embalagem possui as seguintes informações:

Operação - Inventário - Como estruturar a logística do seu e-commerce com Fulfillment da Estoca
Imagem 06 – Embalagem Produto bluetooth – Operação – Estoca

 

Digamos que você receberá cerca de 500 unidades deste item. Logo, podemos considerar que sua carga será de aproximadamente 1.500kg, no entanto, para dimensionar o espaço vamos usar o cálculo de litragem, usando a seguinte fórmula: 

Fórmula - operação - inventário - Como estruturar a logística do seu e-commerce com Fulfillment da Estoca
Imagem 07- Fórmula Dimensionar Espaço – Estoca 2021

 

 

No caso, teremos cada caixa de som com uma litragem de [ (25x20x40) / 1000 ] = 20L

Iremos receber 500 dessas unidades, logo fazendo a multiplicação sabemos que a carga que temos para receber e armazenar é de aproximadamente 10.000 L.

Dica: Procure sempre ter as informações de dimensão e peso dos seus produtos e embalagens. Isso o ajudará muito em dimensionar a quantidade de espaço e posições necessárias.

Do outro lado, temos o tamanho das posições do nosso nosso armazém hipotético. No caso, temos apenas posições de pallet, mas também conseguimos estimar a capacidade de volume e carga:

Pallets - Operação - Inventário - Como estruturar a logística do seu e-commerce com Fulfillment da Estoca
Imagem 08 – Pallet – Operação – Estoca 2021

 

No caso, a capacidade de carga dos pallets PBR no Brasil são de aproximadamente 2500 kg para uma carga estática e 1500 kg para uma carga dinâmica. Com relação a capacidade de volume, faremos a mesma conta realizada com as caixinhas de som, mas, adicionando a variável altura.

Teremos então: [ (100x120x166) /1000 ] = 1992 L

Dica: Aqui utilizamos a altura total do pallet de 1,80m, que é possível através de canaletas ou material de stretch (enrolar com plástico). No caso, descontamos a altura da base do pallet 14cm do total de 180 cm, usando o valor de 166 cm para a altura.

Com essas informações, temos de um lado uma carga total 10.000L, e posições de pallet que utilizando stretch ou canaletas conseguimos ter 1.992L por posição.

Dica: Para realizar essa conta, devemos estimar cerca de 70% de ocupação da posição armazenável, levando em conta que não estamos armazenando fluídos.

Então, teríamos por pallet (1.992 x 0,7) = 1.394 L por posição pallet armazenável. Como a carga é de 10.000 L teríamos: (10.000 / 1.394) = 7,2 Pallets.

Ou seja, precisaríamos de cerca de 8 pallets para realizar a armazenagem de todas as nossas mercadorias, estimando uma ocupação de 70% das posições. Assim, ficaríamos com nosso armazém da seguinte forma:

Layout - Operação - Inventário - Como estruturar a logística do seu e-commerce com Fulfillment da Estoca
Imagem 09 – Layout preenchido – Estoca 2021

 

Além dos 8 pallets ocupados com nossos produtos, podemos também medir 2 indicadores gerais para controlar a ocupação do nosso estoque. São eles:

Ocupação Binária: Indicará quantos endereços eu ainda tenho vazios no meu estoque, no caso como há 8/30 endereços ocupados, minha ocupação binária é de 26,7%.

Ocupação Vol: Indicará o quanto espaço ainda há disponível no seu estoque, no caso recordando conta são 1.394 L por pallet. Então, temos: [10.000 / (1.394 x 30)] = 23,9% de ocupação vol.

Dica: Você poderá ter uma alta ocupação binária com uma baixa ocupação vol. Isso significa que você tem oportunidade de consolidação no seu estoque, ou está pulverizando muito a armazenagem. Você também pode ter uma alta ocupação , com uma média ocupação binária. Isso significa que seu armazém está apenas com posições pequenas livres. Controle esses números para entender como seu estoque está evoluindo e se é necessário tomar medidas.

Até aqui você já sabe como definir seu inventário e também em como controlar sua ocupação, no entanto, devemos recordar que o inventário de um e-commerce funciona como uma conta corrente, onde entram e saem mercadorias diariamente. Como estamos falando de mercadorias com valor, o último mas não menos importante do tópico falará sobre as contagens de inventário.

  • Contagens

Movimentação excessiva de mercadorias pelo inventário. Essa é a natureza da operação de um e-commerce. Quando falamos sobre inventário, por estarmos falando sobre mercadorias com um valor, o tema se torna bastante sensível. É extremamente importante auditar o inventário e garantir que as quantidades estão de acordo com o esperado, não só pelo valor de estoque, mas para garantir que os processos ocorram dentro de uma operação.

Dica: Faça suas contagens de inventário. Se você não está com seu estoque físico sincronizado com seu sistema de gerenciamento, certamente você terá inúmeros tipos de problema.

Para o cenário do e-commerce, falaremos sobre um modelo de contagem cíclica. Entendemos que esse é um dos modelos mais adequado a uma operação de e-commerce, levando em consideração que há a entrada e saída diária de mercadorias, e tampouco há tempo para parar a operação para fazer um inventário completo. O consumidor não quer esperar!

Para realização de uma contagem cíclica, é necessário que você tenha um sistema WMS que comporte esse modelo. Em linhas gerais, em um período determinado, ex: 30 dias, o sistema indicará aos operadores de inventário tarefas de contagem de inventário, quebrando em mini contagens até o término do período. Quanto este período chegar ao fim, na teoria todos os endereços estarão sido contatos, e todas as quantidades dos produtos.

Para exemplificar uma tarefa de contagem, vamos supor que em determinado dia da semana, houve o sistema disponibilizou uma tarefa de contagem para determinado endereço dentro da nossa operação:

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Imagem 10 Layout Operador – Operação – Estoca 2021

 

No caso, o sistema sugeriu a contagem do endereço: [P2-16] (Área de pallets, Rua 2, posição 16). O objetivo da contagem, será com que sistemicamente o operador realize uma tarefa orientada pelo sistema ou algum outro controle, de todos os itens que estão nessa posição bipando-os unitariamente.

Dica: Para fazer as contagens cíclicas, é importante que haja a contagem unitária de todos os itens, fazendo o rebatimento da carga da posição em outro local (pallet, carrinho, etc). Isso garantirá de que tudo foi contado unitariamente sem erro. Aproveite também para fazer uma inspeção qualitativa no produto, entender se o mesmo apresenta algum tipo de avaria ou se está muito próximo ou até mesmo com a data de validade expirada.

Durante o período que compreende a contagem, você poderá monitorar o progresso, sabendo se será necessário alocar mais ou menos pessoas nessa tarefa, de acordo com o tempo restante. Passado o período e completado 100% da contagem, é aqui onde você contabilizará as informações mais importantes de um inventário.

Contabilizando os números de uma contagem cíclica, é importante checar dois indicadores principais: ILA e IRA.

IRA (Inventory record accuracy): Este indicador vai fornecer em itens ou outra unidade de medida, se realmente na contagem física orientada pelo sistema há a  quantidade de itens que deveriam equivalentemente estar armazenados em sua operação. Ou seja, dará o saldo de quanto acurado está seu inventário em quantidade de itens. Fórmula:

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Imagem 11 – Fórmula IRA Inventory Record Accuracy – Operação – Estoca 2021

 

Imaginemos que já se passaram mais de  30 dias desde o recebimento das 500 unidades de caixinhas de som, e que um processo de contagem cíclica já foi realizado. Nesse meio tempo, tivemos 150 vendas, e foram contados 340 itens na contagem (variação de 10 itens absolutos).

Aplicando a fórmula, temos: [ 1- (10 / 350) * 100% ] = 97,14% de acuracidade em itens.

Ou seja, tivemos uma perda de aproximadamente 3% do inventário, um número muito alto para o estoque de uma operação. Imediatamente devem-se tomar ações de inventário para entender essas perdas.

ILA (Inventory record accuracy): Este indicador vai fornecer a nível posição, quantas posições do seu armazém não estavam de acordo com a contagem. Ou seja, vai resumir em números como está a sua organização de estoque, e se o erro está concentrado em um local ou não. Fórmula:

Operação - Inventário - Como estruturar a logística do seu e-commerce com Fulfillment da Estoca
Imagem 12 – Fórmula ILA Inventory record accuracy – Estoca 2021

 

Aplicando o mesmo exemplo do IRA, temos 340 itens contados em 8 posições de armazenagem. No caso, houve um erro em apenas 1 das 8 posições com armazenagem.

Aplicando a fórmula, temos: [ 1- (1 / 8) *100% ] = 87,5% de acuracidade de posições.

Esse número nos revela que o erro de contagem foi em apenas uma posição, ou seja, há a possibilidade de ser um caso isolado. No caso, poderíamos fazer uma investigação na posição, ou puxar movimentações sistêmicas ou imagens de CFTV para identificar o que pode ter ocorrido. Ir na posição ver como está a organização dos itens sempre é um bom indicativo.

Dica: Os indicadores de IRA e ILA devem ser observados sempre em conjunto, você poderá ter um IRA próximo a 100%, mas um ILA abaixo de 100%, mostrando que seu estoque está desorganizado, que há muitos erros de inventário ou de armazenagem.

Finalizado o módulo de inventário, você já tem ferramentas o suficiente para desenhar, estruturar e controlar seu estoque. Fique atento! O processo de inventário exige muito controle de informações sistêmicas, é aqui onde você garante organização para evitar perdas ou impactar negativamente sua operação com informações de estoque divergente.

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